Seminare dienen zur Gruppenbildung und Fortbildung der Studienvertreter*innen der HTU. Studienvertretungen dürfen zu diesem Zweck 1x pro Jahr ein Seminar veranstalten. Von der HTU wird des weiteren üblicherweise 1x pro Jahr das HTU Seminar veranstaltet, das allen ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen der HTU offen steht.

Seminare können mit oder ohne Trainer*innen abgehalten werden. Ohne Trainer*innen muss der HTU davor ein Seminarplan mitgeteilt werden. Mit Trainer*innen reicht eine grobe Inhaltsangabe (z. B. Teambuilding, Kommunikation, Rechtliches). Ab zwölf Teilnehmer*innen empfiehlt es sich, zwei Trainer*innen einzuplanen. Zudem sollte man abwägen, wie viel Freiraum diese bei der Gestaltung erhalten: Während feste Zeiten (z. B. für Mahlzeiten) bei größeren Seminaren hilfreich sind, ist es ebenso wichtig, den Trainer*innen genügend Flexibilität zu lassen – sie wissen am besten, wie sie ihre Aufgaben umsetzen. Qualifizierte Trainer*innen findet man auf der Trainer*innenliste der BV bzw in der Trainer*innenmappe. Sind Personen als Trainer*in gewünscht, die nicht auf diesen Listen stehen, ist dies beim WiRef zu begründen und in Ausnahmefällen möglich.

Üblich sind dreitägige Seminare (Fr–So). Ein viertägiges Seminar bietet den Vorteil von zwei vollen Arbeitstagen, da der erste und letzte Tag meist für Einstieg und Abschluss genutzt werden. Allerdings sind die Kosten dabei entsprechend höher.

Die folgende Checkliste kann für die Organisation eines Seminars hilfreich sein. Die meisten Punkte gelten jeweils für Seminare mit oder ohne Trainer*in.

Vor dem Seminar

• Seminarunterkunft finden
• An- und Abreise organisieren: z.B. Fahrgemeinschaften, öffentliche Verkehrsmittel, angemietete Busse etc. (-> Bei Bussen nicht vergessen Angebote einzuholen)
• grundlegende Informationen an das Wirtschaftsreferat weiterleiten (Wann? Wohin? Wie viele?)
  • keine Zusagen bevor nicht der Projektantrag genehmigt wurde!
• Die Teilnehmer*innen über Abfahrts- und Ankunftszeiten informieren. Es ist sinnvoll, bereits eine Stunde vor Seminarbeginn am Seminarort zu sein.
• Den Trainer*innen früh genug die Beginn- und Endzeiten des Seminars sowie die endgültigen Teilnehmer*innenzahlen mitteilen. Ein Vorgespräch mit den Trainer*innen kann sinnvoll sein.
• Mit den Trainer*innen abklären, welches Material sie brauchen und wer was besorgt. 
  • Bei Renate ein Seminarpaket bestellen.
• Mit der Unterkunft Möglichkeiten zur Abendgestaltung abklären: ob selbst mitgebrachte Getränke konsumiert werden dürfen, ob ein zusätzlicher Gemeinschaftsraum zur Verfügung steht, Sport- und Freizeitangebote der Unterkunft etc.
  • Diese Infos auch an die Teilnehmer*innen weitergeben.

Ca. eine Woche vor dem Seminar

• Der Unterkunft die finale Teilnehmer*innenzahl bekanntgeben, Essensgewohnheiten weitergeben (z.B. vegetarisch/vegan, spezielle Diäten, Allergien etc.).
• Den Teilnehmer*innen einen groben Überblick über den Ablauf und die Inhalte des Seminars geben. So werden falsche Erwartungen und Frustration vermieden. Benötigtes Material, was selbst mitzubringen ist, kommunizieren (z.B. Block und Stifte, Laptop, Outdoorkleidung, etc.).

Am Seminar

• Darauf achten, dass die Trainer*innen alles haben, was sie brauchen (einfach nachfragen).
• Mit der Küche die Essenszeiten absprechen.
• Mit der Unterkunft die Rechnung durchgehen und dabei beachten, dass die Rechnungsadresse stimmt, sonst gibt es Probleme bei der Abrechnung. Außerdem darauf achten, dass keine Konsumationen an der Bar aufscheinen. 
• Teilnehmer*innenliste ausfüllen und unterschreiben lassen.
• Bei Bedarf Reisekostenformulare austeilen und ausfüllen lassen.
• Letzter Tag: Den TeilnehmerInnen sagen, wann sie die Zimmer geräumt haben müssen. Kontrollieren ob alle Schlüssel abgegeben wurden.

Nach dem Seminar

• Teilnehmer*innenliste, Fahrtkostenformulare und sonstige Rechnungen im Wirtschaftsreferat abgeben.
• Seminarprotokoll im Wirtschaftsreferat abgeben.
• Für nachfolgende Orga Tipps und Hinweise aufschreiben und zur Verfügung stellen (z.B. über die Cloud).

Für TeilnehmerInnen ist hauptsächlich wichtig zu wissen, wann das Seminar beginnt und endet, wie sie zum Seminarort kommen und was sie mitnehmen sollen. Hier ein paar Tipps:

Was muss in den Koffer? 

• Hausschuhe und bequeme Kleidung
• Feste Schuhe und Kleidung für draußen
• Getränke und Knabberzeug für den Abend
• evtl. Ausrüstung für die Sauna (gibt es in sehr vielen Seminarunterkünften) oder Schwimmbecken
• Spiele und Musik für die Abendgestaltung
• Schreibzeug (Block und Stifte reichen meistens), für Arbeitsseminare ggf. Laptop