Raumansuchen

Wichtig: Als HTU Graz sind wir ausschließlich zuständig für die Bestätigung von Veranstaltungen von Studienvertretungen, Referaten und anderen Teilen der HTU. Für andere Feste von Studierenden gibt es im TU4U einen eigenen Leitfaden mit allen Abläufen (TU-Login notwendig), VeranstalterInnen in- und außerhalb der TU Graz können sich auch direkt an Mag. Patricia Götz vom TU-Veranstaltungsservice melden.

Für ein Raumansuchen (auch Außenbereiche des Campus) gibt es folgenden Ablauf:

  • Mit dem Wirtschaftsreferat Kontakt aufnehmen und abklären, ob finanzielle Mittel benötigt werden. Persönlich oder per E-Mail: finanzen@htugraz.at
  • Im Terminkalender des Raumes (TUGonline) überprüfen ob er zum gewünschten Zeitraum frei ist.
    Achtung! Dabei unbedingt im Portal anmelden und in den Einstellungen des Kalenders geplante Termine etc. anzeigen lassen.
  • Dieses Formular ausfüllen (Quelle: TU Graz/TU4U Raumansuchen Formular) und unterschrieben und eingescannt (oder digital signiert) an raumansuchen@htugraz.at schicken.
  • Ist der Antrag in Ordnung (keine Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen, Finanzielles abgeklärt, ...) wird das Raumansuchen von der HTU bestätigt und an die OE Gebäude und Technik (GUT) weitergeleitet.
    • Ansuchen gehen nur mehr über die HTU (Stempel), Teile der HTU sollen sie nicht selbst über die Gebäude und Technik einreichen
    • Um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen sollte das Raumansuchen mindesten drei Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin eingereicht werden
    • Sobald das Raumansuchen von der HTU bestätigt wurde ist es im HTU Veranstaltungskalender eingetragen
  • Der Antragsteller bzw. die Antragstellerin bekommt eine Benachrichtigung, sobald die Veranstaltung von der Gebäude und Technik genehmigt wurde.
  • Auflagen der GuT sind einzuhalten - bei Fragen dazu hilft das Organisationsreferat gerne weiter

Hinweise zum Ausfüllen:

  • Art und Thema: Name der Veranstaltung
  • Typ:
    • geschlossene Veranstaltung: kleine interne Veranstaltungen (Spieleabende, Vorträge, interne Feiern, etc.)
    • öffentliche Veranstaltungen: Studierendenfeste die öffentlich beworben werden - hier ist eine Anzeige / Anmeldung bei der Stadt Graz erforderlich
    • Großveranstaltungen: nur nach Rücksprache mit HTU Vorsitz und OE Gebäude und Technik
  • Personen: Maximale Raumkapazität beachten!
  • Raum: hier bitte die TUGRAZonline Raumnummer eintragen
  • Verantwortliche/r Veranstaltungsleiter/in: hier kann das Referat oder die Studienvertretung eingetragen werden
  • Name der/des Antragstellenden: Hier bitte die tatsächlich verantwortliche Person (=natürliche Person) eintragen