Bei Ausgaben über 100€ ist ein Projektantrag beim Wirtschaftsreferat so früh wie möglich einzureichen. Dabei nicht auf die Unterschrift eurer Kostenstellenverantwortlichen Person vergessen. Erst wenn der Projektantrag vom Wirtschaftsreferat geprüft und genehmigt wurde sind die Einkäufe zu tätigen.

Dabei sind die Kostengrenzen zu beachten. Wenn Angebote benötigt werden sind diese mit dem Projektantrag abzugeben. Ein Beschluss des Wirtschaftsausschusses oder der Hochschulvertretung kann einige Wochen dauern, in diesen Fällen daher umbedingt früh genug Kontakt aufnehmen!

Was kommt in die Beschreibung?

In der Beschreibung sollten wichtige Eckpunkte des Projekts angegeben werden. Falls anwendbar, ist eine ungefäre Teilnehmerzahl oder Stückzahl anzugeben. Wenn das Projekt nicht kurz zusammengefasst werden kann sollte ein Überblick bzw. eine Kostenaufstellung mitübermittelt werden.

Projektnummer?

Die Projektnummer bekommst du, wenn dein Projektantrag genehmigt wurde vom Wirtschaftsreferat. Du solltest sie bei allen zugehörigen Formularen angeben, damit wir diese zuordnen können.

Auch hier nicht vergessen die kostenstellenverantwortliche Person den Antrag überprüfen und unterschreiben zu lassen.

Überweisungen an Rechnungssteller und Refundierungen:

Dabei muss zum Formular immer die Originalrechnung miteingereicht werden.
Wenn Rechnungen thematisch zusammenpassen (zB gleiches Projekt) und der/die Zahlungsempfänger*in die gleiche Person ist, können auch mehrere Rechnungen auf einem Formular zusammengefasst werden.

Was wird wann verwendet?

Vorauskasse, Lastschrift, Werkvertrag und mit Vorschuss bezahlt:

Nur in Absprache mit dem Wirtschaftsreferat möglich!

Nützliche Infos zum ausfüllen eines Kassenjournals:

• Das Kassenjournal ist dazu da, Bargeldflüsse aufzuzeichnen.
• Jeder Bargeldumsatz muss chronologisch in das Journal eingetragen werden.
• Zu keinem Zeitpunkt kann ein negativer Betrag in der Kasse sein.
• Ein Kassenjournal kann nur abgeschlossen sein wenn die Summe der Einnahmen gleich der Summe der Ausgaben ist. Gegebenenfalls muss zum abschließen des Kassenjournals das restliche Bargeld auf das Konto der HTU eingezahlt werden.
• Für jeden Beleg ist eine eigene Zeile zu verwenden.
• Das Kassenjournal ist mit allen zugehörigen Originalrechnungen beim Wirtschaftsreferat einzureichen.

Hier ist ein Musterkassenjournal, wie ein Kassajournal nach einem Fest aussehen kann. Wichtig ist, dass nur Einkäufe erfasst werden, welche auch mit dem Bargeld der Kassa bezahlt wurden. Einkäufe welche per Bankomatkarte oÄ bezahlt wurden, sind mit einer Kostenrefundierung über ein Eingangsrechnungsformular abzuwickeln. Nicht vergessen, die kassaführende Person und die kostenstellenverantwortliche Person unterschreiben zu lassen.

Der Vorschussantrag ist unter Veranstaltungen/Vorschuss erklärt.