Event-Checkliste

Bei kleinen Veranstaltungen können ein paar Punkte möglicherweise wegfallen – diese sind in der Auflistung mit einem * gekennzeichnet.

• Termin festlegen und dabei auf Kollisionen mit anderen Organisationen achten
• Projektantrag beim Wirtschaftsreferat stellen, * bei Bedarf mit Vorschussantrag
• Raumansuchen ausfüllen und per Mail an den Mailverteiler raumansuchen@htugraz.at weiterleiten
• Angebote einholen und auf Grundlage davon Kalkulation erstellen und mit dem Wirtschaftsreferat besprechen finanzen@htugraz.at
• Mehrwegbecher bestellen. Die HTU besitzt eigene Mehrwegbecher die unter office@sast.at bestellt werden können. Bei Fragen bitte an das Wirtschaftsreferat wenden!
• * Veranstaltung bei der Stadt anmelden / anzeigen über dieses Formular
• * Kontakt mit DJs, Bands, Technikern, etc. aufnehmen
• * die Veranstaltung geeignet bewerben (Plakate entwerfen und in Druck geben, Einladungen ausschicken)
• Bestellmengen festlegen
• Auf verleih.htugraz.at rechtzeitig die benötigten Gegenstände reservieren und gegebenenfalls mit dem Organisationsreferat in Kontakt treten
• mit den Lieferanten abklären, wann sie ihre Sachen wieder abholen
• Kontakt mit der/dem Brandschutzbeauftragten herstellen und Termin vereinbaren, falls nötig
• * Kontakt mit dem zuständigen Hauselektriker aufnehmen (evtl. Schwammerl reservieren)
• * Angebote für einen Sicherheitsdienst einholen
• * Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen
• Räumlichkeiten für die Lagerung von Materialien vor und nach dem Fest organisieren
• * Wechselgeld bei einer Bank reservieren, falls größere Mengen gebraucht werden
• für einen (eventuellen) Metro-Einkauf die HTU-Metrokarte bei der HTU holen
• für die Einzahlung des Geldes eine Botenkarten bei der HTU holen, um 24/7 bei einem Geldautomaten Geld einzuzahlen
• Arbeitsplan inkl. Auf- und Abbau erstellen und abklären wer wofür verantwortlich ist!
• * Lastenrad/TukTuk reservieren

• Anwesenheit für die Entgegennahme von Lieferungen
• Anwesenheit der Mitarbeiter*innen überprüfen
• Gegebenenfalls Kühlschränke, -truhen etc. in Betrieb nehmen und füllen
• Bierkühler, Glühweinkocher oder Ähnliches in Betrieb nehmen (damit Getränke kalt oder warm sind)
• Bar(s) so aufbauen, dass keine Außenstehenden Zugriff auf die Kassen und die Becher haben
• Verkabelungen und Schläuche am Boden so fixieren, dass sie für Mitarbeiter*innen und Gäste keine Gefahr darstellen
• Elektrische Geräte so platzieren, dass sie nicht nass werden (Regen!) und genügend Anschlüsse mit ausreichender Leistung vorhanden sind
• * Tische/Bänke/Stühle so aufstellen, dass Gänge dazwischen frei bleiben (für Mitarbeiter*innen und als Fluchtwege)
• Begehung der Aufbauten mit dem/der Brandschutzbeauftragten
• Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten besorgen (beim Portier bzw. vom Brandschutzbeauftragten)
• Bei Innen-Veranstaltungen Rauchverbotsschilder anbringen (bekommt man von Gebäude und Technik)
• Preislisten aushängen bzw. auflegen und fixieren (Becherpfand nicht vergessen)
• Mitarbeiter*innen in die Bars einweisen (wo steht was, wer ist wofür verantwortlich, Preise, Trinkgeld und Becherpfand besprechen)
• alle Räume absperren, die nicht von Unbefugten betreten werden sollen
• * Wegweiser für die WCs aufstellen
• * Securities einweisen

• Für Nachschub an den Bars sorgen (Essen, Getränke, Wechselgeld)
• Regelmäßig Schallpegel kontrollieren (ungefähr jede Stunde, wenn nicht anders verlangt)
• Lautstärke der Musik an Uhrzeit anpassen (wird vom Veranstaltungsamt vorgegeben)
• Früh genug Mitarbeiter*innen zum Nachkaufen schicken (falls nötig)
• Kassen immer wieder entleeren und Geld sicher verstauen
• Darauf achten, dass die Schichtwechsel funktionieren
• Mitarbeiter*innen mit Essen versorgen
• Gegebenenfalls Mitarbeiter*innen-Anzahl erhöhen oder senken

• * Securities solange dabehalten, bis alle Gäste gegangen sind
• klarstellen, wer wofür verantwortlich ist
• Mitarbeiter*innen einweisen (was gehört wohin, was gehört welchem Lieferanten, etc.)
• Überblick über den Verbrauch schaffen – wie viele leere Gebinde können zurückgegeben werden? Notieren!
• Müll entsorgen - auf Mülltrennung achten!
• Platz bzw. Räumlichkeiten reinigen
• Gegebenenfalls jemanden zum Warten auf die Lieferanten abstellen

• Geld zählen und direkt bei der Bank auf das Konto der HTU einzahlen (in Absprache mit dem Wirtschaftsreferat)
• Gewinn/Verlust ermitteln
• vorübergehende Lager leeren und die Materialien dorthin zurückbringen, wo sie hingehören
• Alle Belege (Rechnungen) auf die HTU bringen
• Abrechnung gemeinsam mit dem Wirtschaftsreferat vornehmen
• Rechnungen kontrollieren, die auf die HTU kommen (vor allem in Hinblick auf Rabatte)
• Nachbesprechung/Reflexion mit den Mitarbeiter*innen, um eventuelle Fehler ein nächstes Mal vermeiden zu können