Das Mittel des Vorschusses ist generell sparsam zu verwenden. Üblicherweise werden Vorschüsse nur im Zusammenhang mit einer Veranstaltung ausgegeben, bei welcher im Vorhinein hohe Ausgaben zu tätigen sind oder Wechselgeld benötigt wird.

Um einen Vorschuss ausbezahlt zu bekommen, ist ein Vorschussantrag auszufüllen. In diesem muss ein*e Empfänger*in angegeben werden, an den*die der Vorschuss ausbezahlt wird. Diese Person ist für das Geld verantwortlich. Der Vorschussantrag kann gleich gemeinsam mit einem Projektantrag abgegeben werden, oder erst im späteren Verlauf der Veranstaltungsplanung abgegeben werden.

Der am Antrag angegeben Betrag wird am dort definierten Datum von der HTU auf das angegebene Konto überwiesen. Aufgrund von Geschäftszeiten von Banken kann es dazu kommen, dass der Vorschuss nicht am gleichen Tag am Konto des*der Empfängers*in ankommt. Daher ist es empfehlenswert das Datum so zu wählen, dass das Geld 2-3 Werktage vor dem eigentlichen Verwendungsdatum überwiesen wird.

Als Wechselgeld verwenden

Soll der Vorschuss als Wechselgeld verwendet werden, muss dieser als Bargeld vom Konto des*der Empfängers*in behoben werden. Dies führt dazu, dass ein Kassajournal geführt werden muss. Es ist erfahrungsgemäß sinnvoll eine Person als Empfänger*in auszuwählen, welche auch eine Bankfiliale in Graz hat. Die Rückzahlung des Vorschusses erfolgt dann über die Einnahmen aus der Veranstaltung, im Zuge der Einzahlung der Einnahmen. Der Betrag des Vorschusses sollte gesondert von den restlichen Einnahmen eingezahlt werden. Der Vorschuss wird somit über das Kassajournal refundiert. Weitere Informationen finden sich bei der Erklärung zu Kassajournalen.

Digitale Bezahlvorgänge tätigen

Werden Einkäufe ausschließlich mittels Bankomatkarte oder einer Onlineüberweisung getätigt, ist kein Kassajournal zu führen. Als Bestätigung für die Verwendung des Vorschusses ist dann ein Eingangsrechnungsformular einzureichen, mit der aus dem Kaufvorgang entstandenen Rechnung. Sollte ein Restbetrag vom Vorschuss übrig bleiben, muss dieser auf das Konto der HTU rücküberwiesen werden. Bezüglich dem Verwendungszweck ist mit dem Wirtschaftsreferat Rücksprache zu halten.

Mischvarianten

Werden beispielsweise im Vorfeld einer Veranstaltung Einkäufe von dem*der Empfänger*in des Vorschusses mittels Bankomatzahlung getätigt und erst danach der Rest vom Vorschuss als Wechselgeld in Bar behoben, müssen einerseits ein Kassajournal geführt werden, mit allen Geldbewegungen welche in Bar stattfinden, und andererseits ein Eingangsrechnungsformular eingereicht werden, mit den Einkäufen welche mittels Bankomatzahlung getätigt wurden. 

Rechnungen können nur mit einem Vorschuss bezahlt werden, wenn auch der Vorschuss im Vorhinein bereits überwiesen wurde!