Erste Überlegungen

Zunächst sollte das Ziel des Seminars festgelegt werden (z. B. Teambuilding, Kommunikation, Rechtliches), woraus sich die Aufgaben für die TrainerInnen ableiten. Anschließend gilt es, die Dauer zu bestimmen: Üblich sind dreitägige Seminare (Fr–So). Ein viertägiges Seminar bietet den Vorteil von zwei vollen Arbeitstagen, da der erste und letzte Tag meist für Einstieg und Abschluss genutzt werden. Allerdings sind die Kosten dabei entsprechend höher.

Die Finanzen sind vorab mit dem Wirtschaftsreferat abzuklären (inkl. Projektantrag). 
Die Grenzen sind (Stand 07/2025, aktuelle Werte in GBO):

• Honorar der TrainerInnen: max. 100 € pro 90 Minuten Einheit, zusätzlich maximal 200 € für Vorbereitungszeit
• Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Reisekosten: max. 120 € pro Person und Nacht. 

Zusätzlich gibt es für kleinere Studienvertretungen eine Seminarförderung, wenn sie angefragt wird für bis zu 1000 €. 

Ab zwölf TeilnehmerInnen empfiehlt es sich, zwei TrainerInnen einzuplanen. Zudem sollte man abwägen, wie viel Freiraum diese bei der Gestaltung erhalten: Während feste Zeiten (z. B. für Mahlzeiten) bei größeren Seminaren hilfreich sind, ist es ebenso wichtig, den TrainerInnen genügend Flexibilität zu lassen – sie wissen am besten, wie sie ihre Aufgaben umsetzen.

Die folgende Checkliste kann als OrganisatorIn eines Seminars hilfreich sein. Die meisten Punkte gelten auch für Arbeitsseminare ohne TrainerIn.

Vor dem Seminar 

• Passende Seminarunterkunft finden und grundlegende Informationen an das Wirtschaftsreferat weiterleiten (Wann? Wohin? Wie viele?)
• An- und Abreise organisieren: z.B. Fahrgemeinschaften, öffentliche Verkehrsmittel, angemietete Busse etc. (-> Bei Bussen nicht vergessen Angebote einzuholen)
• Die Teilnehmer*innen über Abfahrts- und Ankunftszeiten informieren. Es ist sinnvoll, bereits eine Stunde vor Seminarbeginn am Seminarort zu sein.
• Den TrainerInnen früh genug die Beginn- und Endzeiten des Seminars sowie die endgültigen TeilnehmerInnenzahlen mitteilen.
• Mit den TrainerInnen abklären, welches Material sie brauchen und wer was besorgt. Bei Renate ein Seminarpaket bestellen.
• Mit der Unterkunft Möglichkeiten zur Abendgestaltung abklären: ob selbst mitgebrachte Getränke konsumiert werden dürfen, ob ein zusätzlicher Gemeinschaftsraum zur Verfügung steht, Sport- und Freizeitangebote der Unterkunft etc. 

Ca. eine Woche vor Seminarbeginn:

• Der Unterkunft Bescheid geben, wie viele TeilnehmerInnen es nun endgültig sind, Essensgewohnheiten der TeilnehmerInnen und TrainerInnen weitergeben (z.B. vegetarisch, spezielle Diäten, Allergien etc.).
• Die TeilnehmerInnen einen groben Überblick über den Inhalt des Seminars und die Art der Seminarabhaltung geben, bevor sie dort hin fahren. So werden falsche Erwartungen und Frustration vermieden. Material, was von TeilnehmerInnen mitgebracht werden soll, weitergeben (z.B. Block und Stifte, Laptop, Outdoorkleidung, etc.) 

Am Seminar

• Darauf schauen, dass die TrainerInnen alles haben, was sie brauchen (einfach nachfragen).
• Mit der Küche die Essenszeiten absprechen.
• Mit der Unterkunft die Rechnung durchgehen und dabei beachten, dass die Rechnungsadresse stimmt, sonst gibt es Probleme bei der Abrechnung.
• Bei Bedarf Reisekostenformulare austeilen und ausfüllen lassen.
• Letzter Tag: Den TeilnehmerInnen sagen, wann sie die Zimmer geräumt haben müssen.

Für TeilnehmerInnen ist hauptsächlich wichtig zu wissen, wann das Seminar beginnt und endet, wie sie zum Seminarort kommen und was sie mitnehmen sollen. Hier ein paar Tipps:

Was muss in den Koffer? 

• Hausschuhe und bequeme Kleidung
• Feste Schuhe und Kleidung für draußen
• Getränke und Knabberzeug für den Abend
• evtl. Ausrüstung für die Sauna (gibt es in sehr vielen Seminarunterkünften) oder Schwimmbecken
• Spiele und Musik für die Abendgestaltung
• Schreibzeug (Block und Stifte reichen meistens), für Arbeitsseminare ggf. Laptop

• TeilnehmerInnenliste durchgeben
• Fahrtkostenformulare ausfüllen
• Getränkerechnung in der Unterkunft begleichen
• Zimmerschlüssel wieder abgeben